Privatlivspolitik for idrætsforeninger
[25.september 2025]
Esbjerg Svømmeklub er dataansvarlig for behandling af dine personoplysninger og sikrer, at de behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Mikkel Møller
Adresse: Gl Vardevej 62, 6700 Esbjerg
CVR: 32238211
Telefon: 30 20 61 15
Mail: klubhus@esbjergsk.dk
Website: esbjergsk.dk
Vi behandler kun personoplysninger til saglige formål og på lovligt grundlag. Behandlingen sker typisk fordi det er nødvendigt for:
Opfyldelse af medlemsaftale (fx kontingent, medlemssystem, træningsaktiviteter).
Foreningens legitime interesser (fx administration, statistik, situationsbilleder fra aktiviteter).
Retlig forpligtelse (fx bogføringsloven, folkeoplysningsloven, skatteindberetning).
Samtykke (fx portrætbilleder, helbredsoplysninger, markedsføring).
Medlemmer:
Almindelige oplysninger: navn, adresse, telefonnummer, e-mail, køn, fødselsdato, indmeldelsesdato, kontingentstatus.
Idrætsrelaterede oplysninger: hold, resultater, stævnedeltagelse, karantæner.
Ledere og trænere:
Almindelige oplysninger: navn, kontaktoplysninger, bankkonto, tillidsposter, hverv.
Særlige oplysninger: CPR-nummer (ved løn og børneattest), oplysninger om strafbare forhold (børneattester), evt. helbredsoplysninger hvis nødvendigt.
Oplysninger om dig får vi fra dig. Vi kan dog også modtage oplysninger fra:
Offentlige myndigheder (fx SKAT ved lønindberetning).
Idrættens hovedorganisationer (fx oplysninger om klubskifte, kurser, karantæner).
Eventuelt samarbejdsforeninger ved fælles arrangementer.
Oplysninger kan videregives i nødvendigt omfang til:
Idrættens organisationer (fx DGI, DIF, specialforbund). (Alder, køn)
Kommuner (fx tilskud efter folkeoplysningsloven). (Alder)
Offentlige myndigheder, hvor lovgivning kræver det.
Vi videregiver aldrig oplysninger til markedsføring uden dit samtykke.
Situationsbilleder fra træning, stævner og sociale arrangementer kan offentliggøres uden samtykke, hvis de ikke udstiller eller krænker personer.
Alt billedemateriale kan til enhver tid trækkes tilbage, jævnfør vores brugerbetingelser.
Vi er særligt opmærksomme på brug af billeder af børn og unge.
Esbjerg Svømmeklub anvender sociale medier.
Foreningen sikrer, at personoplysninger ikke deles i strid med GDPR.
Ved behandling af oplysninger om børn foretager vi en konkret vurdering af, om barnet selv kan give samtykke. Typisk kræves forældresamtykke, hvis barnet er under 15 år. For børn og unge over 15 år kan foreningen i visse tilfælde indhente samtykke direkte.
Vi opbevarer oplysninger så længe, det er nødvendigt til det formål, de er indsamlet til:
Medlemmer: Oplysninger opbevares i op til 3 år efter udmeldelse. Medlemslister brugt til folkeoplysningsstøtte kan opbevares passivt i op til 5 år.
Ulønnede trænere/ledere: Oplysninger slettes normalt ved ophør, men kan gemmes i op til 1 år af administrative hensyn.
Lønnede trænere/ledere: Oplysninger, inkl. lønbilag, gemmes i 5 år jf. bogføringsloven.
Historiske oplysninger: Resultatlister, klubblade, nyhedsbreve og materiale med historisk værdi kan bevares permanent.
Vi anvender eksterne databehandlere (fx medlemssystemer, regnskab, webhotel). Der er indgået databehandleraftaler, som sikrer, at personoplysninger behandles lovligt og sikkert.
Hvis vi samarbejder med andre foreninger om fælles arrangementer, kan der være fælles dataansvar, og vi sikrer, at dette håndteres korrekt.
Vi har truffet tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der beskytter dine oplysninger mod uautoriseret adgang, misbrug, tab og ændringer.
Følsomme oplysninger sendes kun via sikker mail (krypteret) – aldrig via SMS.
Adgang til oplysninger er begrænset til relevante personer i foreningen.
Ved brud på datasikkerheden (fx hacking eller utilsigtet videregivelse) vurderer vi straks situationen. Hvis bruddet indebærer risiko for dig, anmelder vi det til Datatilsynet inden 72 timer og orienterer de berørte personer.
Du har ret til at:
Få indsigt i de oplysninger, vi har om dig.
Få urigtige oplysninger rettet.
Få oplysninger slettet, når betingelserne er opfyldt.
Begrænse behandling.
Få data udleveret i et almindeligt format (dataportabilitet).
Gøre indsigelse mod behandling.
Du kan gøre brug af rettighederne ved at kontakte os (se kontaktinfo øverst).
Du har også ret til at klage til Datatilsynet via www.datatilsynet.dk.
Vi forbeholder os retten til at ændre privatlivspolitikken, når det er nødvendigt. Ved væsentlige ændringer orienteres medlemmerne direkte. Seneste version findes altid på foreningens hjemmeside.
